27. LA COMPUTADORA EN EL CONSULTORIO
LA COMPUTADORA EN EL CONSULTORIO ODONTOLÓGICO ”
Dr. Jaime Otero
M.
Dr. Jaime
Ignacio Otero I.
1. Generalidades.‑
Un elemento que
la modernidad ha puesto a nuestra disposición para un mejor ejercicio de la
práctica profesional, es la computación. Su uso rutinario nos permite obtener
una serie de ventajas y curiosamente en muchos de nuestros países, los
odontólogos no aprovechamos debidamente sus beneficios, por desconocimiento y
en algunos casos por temor a introducirnos a un mundo que nos es desconocido.
Algunos años
atrás conversando con un amigo, gerente de una industria, le expresé los
problemas que tenía en mi propio consultorio para desarrollar eficientemente
algunas labores administrativas y él me expresó que no entendía la razón por la
cual yo ignoraba o no hacía uso de algo que era absolutamente común en todas
las empresas: el computador. Cuando después de asesorarme debidamente decidí su
compra, estuve sin usarla durante cerca de un mes, pues desconocía cómo hacerlo
y sobre todo, cómo obtener beneficios de ella.
Empecé haciendo
instalar un procesador de textos, que por lo menos me permitía mantener la
correspondencia con los pacientes y posteriormente pedí a un Ingeniero de
Sistemas, que me elaborara un Programa de acuerdo a mis necesidades. El supo
sugerirme algunos aspectos que me permitieron obtener muchos beneficios
adicionales. En la actualidad confieso que me sería imposible trabajar sin ella
y que paso alrededor de 2 horas diarias frente al teclado, procesando
textos, introduciendo información y sobre todo, analizando aquello que ésta me
produce.
Es necesario
hacer conocer, particularmente a aquellos colegas que desconocen absolutamente
todo acerca de las computadoras, que la Informática es la ciencia que trabaja
con la información y que la Computación, trabaja la información con medios
electrónicos.
2. Aspectos
técnicos.‑
Antes de decidir
la compra de una computadora, deberemos asesorarnos convenientemente acerca del
nivel, características, capacidad de almacenamiento y rapidez de procesamiento
que aquella disponga.
El equipo en su
conjunto se denomina como "hardware", que es el conjunto de partes
físicas y electrónicas del computador, el que deberemos comprar de acuerdo a
nuestras necesidades actuales y sobre todo futuras, sugiriéndose que sea
adquirida alguna con una buena capacidad o volumen de almacenamiento,
pues un computador pequeño muy pronto nos será inservible debido a su escasa
capacidad de registro de la información que nosotros le ingresemos.
La computadora
está compuesta por diversas partes o elementos:
El principal es
el llamado " C.P.U. " que es como se denomina a la unidad
central de proceso. Contiene en su interior a las llamadas " tarjetas
madre " que controlan y supervisan los componentes del computador. Realiza
operaciones aritméticas y lógicas.
El C.P.U. tiene
3 partes:
a) Unidad de
memoria interna o principal (RAM )
b) Unidad
aritmético‑logística
c) Unidad de
control
También se
deberá adquirir un teclado ( los hay de 83 teclas y de 101 ). El teclado está
dividido en 3 partes o secciones:
a) Teclado
normal (como el de una máquina de escribir )
b) Teclado de
Funciones (teclas que sirven para dar órdenes específicas)
c) Teclado
numérico
Igualmente nos
será preciso comprar una pantalla o monitor ( que será a colores o
monocromático. En la actualidad se recomienda que el monitor sea del tipo
Super VGA/ color ) y una impresora.
Otro elemento
importante que debemos conocer acerca de las computadoras es la existencia de
las llamadas Memorias.
Las hay de 2
tipos o niveles: la primera es la llamada "Memoria Rom " y la
segunda, "Memoria Ram ". La Memoria Rom es la que almacena los
programas y datos que deben quedar permanentemente en el computador, pues
permiten que la información sea procesada. Los programas grabados en ella
pueden ser usados, pero no modificados por nosotros, pues en ella el técnico en
sistemas los instala en nuestro computador para que éste funcione. No es
volátil. Su contenido es fijo, independientemente de la fuente de poder.
La "
Memoria Ram ", conocida como memoria de trabajo, es usada para almacenar
la información que se emplea en la ejecución de un programa. Es volátil. Si se
corta la fuente, se pierde su contenido. Solo se encuentra almacenada en esta
memoria, el programa que estemos usando y la información que estemos
introduciendo en el computador y que hayamos grabado. Esta Memoria se organiza
en unidades básicas llamadas " bits ". Ocho bits forman un "
byte " u " octetos ". 1 KB (kilobyte ), equivale a 1,024 bytes y
1 MB (Megabite ) equivale a un millón de Bytes.
En la actualidad
los equipos que se recomiendan para nuestros consultorios son aquellos que
disponen de un disco duro de 640 MB de espacio. La tarjeta principal deberá ser
de 486 D/X2 y se recomienda que el computador tenga 4 MB o 8 MB de memoria RAM.
La información
grabada se almacena en el llamado Disco Duro ( denominado unidad C ) disponiéndose
también de los llamados "diskettes" que trabajan en la Unidad A y en
la Unidad B.
Los diskettes de
5 1/4 pulgadas ( que tienen una capacidad de almacenamiento de 360 Kb los de
doble densidad y de 1.2 MB los de alta densidad ) lo hacen en la Unidad
A. Prácticamente ya están en desuso.
La Unidad
B es para los diskettes de 3 1/2 pulgadas. Estos diskettes, son más pequeños
que los otros. Cuando son de doble densidad tienen una capacidad de
almacenamiento de 720 KB y cuando son de alta densidad, almacenan 1.44
MB. Los diskettes de 3 1/2 pulgadas tienen mayor capacidad de
almacenamiento y mayor duración. Son los que se usan en la actualidad.
Es absolutamente
recomendable que cuando trabajemos directamente en el Disco Duro (C), grabemos
nuestra información en diskettes, antes de apagar el computador, haciéndolo en
uno o dos ejemplares según la importancia de nuestra información, para evitar
su pérdida ante una eventual falla en el disco duro. Esto es sumamente
importante. No se olvide de tenerlo siempre presente.
En el transcurso
del tiempo que utilizamos la computadora, hemos tenido dos veces problemas con
el disco duro, habiendo perdido información muy importante. Afortunadamente la
información esencial siempre la hemos tenido grabada en diskettes. En la
actualidad lo común es trabajar directamente en diskettes de 3 1/2 pulgadas y
no exclusivamente en el Disco Duro.
No debemos
pretender realizar nosotros mismos los Programas de trabajo ( softwares o
conjunto de instrucciones que necesita el computador para que sea capaz de
funcionar convenientemente ) con los que alimentaremos la computadora,
pues ésa es tarea reservada para los técnicos especializados ( quienes sí
recibirán nuestras sugerencias respecto a nuestras necesidades y deseos particulares
). Lo más práctico es comprar algún Programa específico para Odontología
elaborado por alguna empresa especializada o por un técnico en computación,
llamado Programador. A nuestro Programa se le podrán introducir las variaciones
y ampliaciones que nosotros deseemos, las mismas que identificaremos después de
que haya transcurrido algún tiempo de utilizarlo.
3. La
computadora y la administración de nuestro consultorio.‑
Sabemos que la
correcta administración de nuestro consultorio es fundamental para el adecuado
y benéfico ejercicio de la práctica de nuestra profesión ( en favor
nuestro y el de los pacientes ), y que varias de las fases del proceso
administrativo ( Previsión, Planeación, Integración, Dirección y Control ), se
nos facilitarán enormemente con ella y que sin su uso, simplemente nos será muy
difícil desarrollarlas, principalmente por falta de tiempo.
No podremos
" planificar " el desarrollo futuro de nuestro consultorio si no
conocemos muy bien nuestra propia realidad, pues nadie puede proyectarse si no
tiene bases sólidas y perfectamente identificadas acerca de lo que a diario
sucede con su propia práctica.
No podremos
" integrar " las diversas actividades y labores para ejercer
empresarialmente nuestra profesión, si cada una de ellas no están
claramente reconocidas y sobre todo, analizadas. No se podrá "
dirigir" ni el consultorio ni al personal, si ignoramos nuestras
necesidades respecto a compras de equipos, materiales e instrumental de acuerdo
a la demanda que tengamos, si desconocemos nuestra capacidad de producción de
servicios y posibilidades de endeudamiento, el nivel de utilidad que estemos
logrando, el importe de los gastos generales del consultorio y si no tenemos
bien registrados a nuestros pacientes y lo que ellos nos solicitan,
así como su capacidad, ritmo y nivel de pagos.
Jamás podremos
"controlar" nada en el consultorio de manera conveniente si no
mantenemos registros actualizados acerca de lo que en él acontece, pues nadie
podrá vigilar y menos revisar si no dispone de una adecuada base de registros
para su comparación. El Control es una de las partes más importantes de la
Administración que nos brinda mayores beneficios, pues no solamente consiste en
detectar irregularidades existentes, sino que nos permite conocer si hemos
logrado los objetivos que a través de la planificación, nos trazamos para un
determinado período de tiempo. Solamente con Control sabremos si estamos
avanzando, retrocediendo o si seguimos estacionados en el mismo lugar.
La computación,
su uso y el poder disfrutar de sus ventajas, no es algo que debemos pensar como
algo lejano y reservado para el futuro o para los demás, sino que nos es
indispensable utilizarla en la actualidad. En Alemania en el año de 1990, uno
de cada tres dentistas disponían de una computadora en su consultorio. Se
estima que en el año 1991, la mitad de los profesionales ya la hayan estado
utilizando.
Cierto es que la
mayoría de los dentistas tenemos temor natural antes de iniciarnos en la
práctica de un mundo que nos es desconocido y creemos muchas veces que nos será
sumamente difícil, por no decir imposible, lograr manejar un computador
en nuestro consultorio. Lógicamente será preferible que Ud. tome algunos cursos
básicos en algún instituto especializado, pero es muy importante que sepa que
la mayoría de programas existentes para la administración de un consultorio
odontológico, disponen de manuales de instrucción, cuyo uso nos muestra
que con simples órdenes dadas al computador, éste nos dará las respuestas que
nosotros deseamos.
Inclusive, Ud.
podrá ingresar al trabajo con una computadora, sin pretender que su consultorio
sea completamente computarizado de inmediato y que paulatinamente Ud. irá
conociendo las ventajas que el computador le dispensa. Posteriormente podrá
pedir a algún programador, que le adicione campos de trabajo a su propio
programa de su computador, según vaya descubriendo sus necesidades y sobre
todo, su utilidad.
Antes de comprar
un computador para el consultorio, es recomendable informarse muy bien del
nivel y la calidad de servicio técnico y de asesoramiento que la empresa o
persona vendedora, habitualmente presta a sus clientes.
También es muy
importante tener presente que el computador no solucionará de manera expontánea
los problemas de los dentistas desorganizados. Seremos nosotros quienes
deberemos introducir de manera planificada y ordenada la información en el
computador, el cual, a través de sus sistemas, nos ordenará la información para
que ésta nos sea de utilidad.
El uso de una computadora,
no soluciona por sí misma los problemas organizativos, administrativos o
personales del profesional, como por arte de magia. Un consultorio que tenga un
buen sistema administrativo, se verá muy beneficiado con un sistema
computarizado, pero aquel que no disponga de buenas normas de administración
previas, antes de ser computarizado, primero deberá ser bien organizado
administrativamente.
También es
recomendable la introducción paulatina del computador en el consultorio dental.
No se debe pretender utilizar de inmediato todos los programas disponibles,
para no forzar los sistemas organizativos previamente existentes en el
consultorio y el funcionamiento del mismo.
Su adquisición
exige una inversión relativamente alta a primera vista (aunque en los últimos
años su precio continúa disminuyendo constantemente), pero la computadora es
capaz de hacer el trabajo más cómodo y más rápido y sobre todo, posibilita
llevarlo a cabo de una forma más eficaz, con lo cual se recupera la inversión
casi inmediatamente.
La información
deberá introducirse diariamente en el computador y no se debe esperar tener un
cerro de documentos para iniciar el ingreso de los mismos. Para lograr ésto, se
aconseja que además del profesional, un número alto del personal se familiarice
con el manejo rutinario del computador, pero solamente respecto a algunas
áreas.
Algunos archivos
no deberán ser fácilmente accesibles y conocidos por todo el personal, ya que
mucha de la información que el computador nos dispensa, será de uso privado del
dentista o máximo por otra persona. Para lograr la reserva en determinados
archivos, se ponen claves secretas ( Pass Words ) que solamente las conoce el
profesional o alguna otra persona que él desee. Inclusive estos pass words
pueden ser tecleados sin aparecer en la pantalla, evitándose así que si alguna
persona se encuentre muy cerca de la pantalla, no pueda conocer la clave que
estamos digitando.
Cuanto mayor sea
el número de personas que trabajen en nuestro consultorio que no tengan temor a
la computadora, menos dificultades se tendrán con su uso, pues las averías que
a veces se presentan son debidas a fallas en el uso y mantenimiento del
sistema. Por ello es aconsejable capacitar previamente y de manera muy
refinada, al personal que va a manejar el ingreso de la información.
Los programas de
computación solamente realizan aquellas órdenes que se les ha transmitido (introducido) previamente, por una persona capacitada en hacerlo. El
conocimiento especializado sobre algún tema (por ejemplo acerca de contabilidad) no puede ser sustituido por el computador, si no se le ha preparado
convenientemente, colocándole un programa específico para tal fin.
4. Errores
que se cometen sobre la computadora en el consultorio.‑
El primer error
que se tiene al decidir comprar una computadora para el consultorio, es creer
que el cambio de metodología de trabajo, va a ser fácil, y no lo es.
Inicialmente
toda innovación acarrea problemas, hasta que el profesional y el personal se
acostumbren a ellas y sepan identificar y aprovechar sus ventajas. Solamente
con una apertura de mentalidad o con un mayor conocimiento sobre su utilidad,
el profesional se atreverá a realizar el cambio.
Algunas veces
hemos tenido la oportunidad de conversar con algunos profesionales
sugiriéndoles la conveniencia de iniciarse en los sistemas
computarizados, hemos recibido como respuesta lo siguiente: " Si ahora me
va bien, para qué voy a gastar dinero en una computadora y me voy a complicar
la vida utilizándola " y nuestra respuesta ha sido " Si ahora
consideras que te va bien, en primer lugar cómo lo sabes, si no dispones de un
registro que así te lo demuestre y en segundo lugar, con una computadora, tu
trabajo será más simple y te aseguro que económicamente te irá muchísimo mejor".
Siempre se
deberá tener en cuenta que las computadoras tienen limitaciones. No son una panacea, no trabajan de manera espontánea, pero tampoco se
equivocan por sí mismas, salvo en los casos en que se averíe el sistema, lo
cual es muy raro, cuando se les brinda el mantenimiento técnico periódico
adecuado. Por ello se tiene que tener siempre presente que es el ser humano
el que hace que el computador pueda trabajar sin errar o de manera
incorrecta.
Ellas son
simples máquinas, desprovistas de ingenio y creatividad expontánea, por lo que
la información se deberá ingresar al computador de manera sistemática, ordenada
e impecable. Ellas no crean información ya que solamente procesan los datos que
nosotros les hayamos otorgado y nosotros seremos quienes sabremos interpretar
aquello que nos produzcan, obteniendo información, para comparar resultados que
nos permitan determinar el estado y rumbo de nuestras actividades y establecer
el grado de obtención de resultados y objetivos, propios de cada profesional en
su consultorio.
Otro error que
se tiene en mente es creer que las computadoras se encargan por sí
solas de organizar todo y no es cierto. Previamente se deberá crear un
sistema específico para uniformizar la información a ser registrada.
Para que este
proceso sea constante y sistemático, se deberán elaborar unas tarjetas
individuales de cada paciente o cada rubro a ser registrado, cuando no se
digita de inmediato, directamente en el teclado. Estas tarjetas deberán tener
el nombre del paciente, su número de registro, la fecha y el importe a cargar o
abonar, cuando estemos trabajando en el área de las Estados de Cuenta de
algún paciente. Deberemos hacer lo mismo respecto a las otras áreas.
Las computadoras
no eliminan el trabajo de papelería. Una hoja de
ingresos diarios deberá ser usada para ser registrada en el computador. La
información de esta hoja deberá ser siempre muy bien controlada, antes de
digitarla. La computadora no se equivoca. Somos nosotros los que podremos
fallar.
Otro error que
existe, es creer que la computadora siempre tiene la información
correcta y no es así. Basta un error nuestro en digitar un número o
darle mal una orden, y produciremos resultados alterados.
Si bien la
computadora puede generar un reporte diario sobre los diversos rubros para los
que la hemos programado, que se puede imprimir diariamente, si se
observara una discrepancia en los informes de la computadora, debe
revisarse cuidadosamente antes de convertirlos en un Informe.
5. Relación
costos‑beneficios de la computadora.‑
Para que una
computadora tenga un beneficio realmente efectivo en relación a su costo,
deberá por lo menos:
1.Permitirnos el
registro ordenado, numérico y alfabético, de los pacientes.
2. Brindarnos
los Estados de Cuenta Corriente de los pacientes, registrando detalladamente
los cargos e ingresos habidos. Los cargos se pueden
registrar automáticamente, estableciendo previamente tablas específicas.
3. Efectuar los
recordatorios para controles de los pacientes.
4. Generar con
facilidad, correspondencia de diversa índole para ser remitida a los pacientes.
5. Llenar
facturas y formas de seguros.
6. Permitirnos
controlar nuestros índices de gastos.
7. Darnos la
posibilidad de registrar los avances de trabajos clínicos.
8. Mantener un registro de
proveedores y precios de productos.
Cuando no se
cuenta con una computadora, estos rubros toman mucho tiempo del trabajo de
administración del consultorio, por lo que cualquier Programa que se desee
adquirir, deberá tener la capacidad de efectuar automáticamente estos
procedimientos.
6. Utilidad del Computador en
el consultorio.‑
La mayoría de
los odontólogos asocian el concepto "computadora " con "
contabilidad" y el computador nos puede brindar mucho mayor número de
beneficios.
a) permite un
perfecto sistema de contabilidad.
b) brinda múltiples valoraciones estadísticas, dispensándonos la posibilidad de obtener información múltiple sobre la práctica.
c)facilita y
profesionaliza los sistemas administrativos y los de manera particular,
los de índole organizativa.
d) en el área
netamente profesional, posibilita avances significativos en la planificación de
los diversos tratamientos.
a) Sistema
de contabilidad.‑
La computadora nos permite obtener:
1. Registro de
ingresos y egresos
2. Registro de
rendimiento económico
3. Liquidaciones
privadas.
4. Contabilidad
del Laboratorio propio, si se dispone de uno.
5. Elaboración y
contabilización de Costos y Gastos.
6. Banco de
datos de contabilidad por áreas.
Con ello se
ahorra tiempo, dinero y energía en el campo contable.
b) Sistema
de información.‑
En esta área los
beneficios del computador están todavía poco explotados, particularmente
respecto al área financiera. Estos sistemas pueden ayudar muchísimo al
profesional, al momento de programar y tomar sus decisiones financieras
respecto a inversiones futuras.
Se puede
obtener:
1. Análisis
económicos diarios.
2. Estadísticas
de Caja.
3.Estadísticas
sobre grupos de casos por especialidades.
4. Estadísticas
por grupos de pacientes.
5. Estadística
de tratamientos.
6. Análisis de
Historias selectivas de pacientes.
Quien más
conozca del desarrollo de su propio consultorio y sobre sus propios pacientes,
podrá orientar mejor su clínica hacia los objetivos deseados.
Incluye todos
los programas que sirven de apoyo a las actividades administrativas del
consultorio.
1. Procesador de
textos.
2. Generación de
correspondencia para visitas de revisión.
3. Listados de
pacientes ( alfabético y numéricos ).
4. Información
sobre los pacientes.
5. Listado de
deudores.
6. Generación de
cartas de cobranza.
7. Seguimiento
de libro de citas ( otorgamiento de las mismas y registro de pacientes que sí
asisten, quienes no asisten y quiénes cancelan sus citas ).
8. Recordatorios
para los pacientes.
9. Planificación
de las citas.
10.Registros de
precios de equipos, materiales e instrumental.
11.Registro de
proveedores.
12.Registro de
facturas pendientes.
Con determinadas
normas administrativas para las que el computador nos demanda un gasto mínimo
de tiempo, se puede efectuar un control constante de las cuentas pendientes
(pagos de pacientes, pago a proveedores, etc. ).
Se obtiene un
recordatorio escrito con solo apretar un par de teclas. El sistema de
revisiones nos proporciona una carta estándar individualizada. Si además
utilizamos una impresora láser, podremos obtener folletería educativa y
promocional para entregarlas a los pacientes.
El citar a
futuro a los pacientes, para exámenes y controles, permite ahorrar muchísimo
tiempo ya que ordena los pacientes por fecha en los que deben ser avisados para
acudir al consultorio, llenando los formatos o cartas recordatorias y sobre
todo, manteniendo el sistema al día. Esto evita que algún paciente no sea
oportunamente avisado, por pérdida de su ficha a través de la realización del
procedimiento de manera manual.
También podrá
llenar etiquetas para la correspondencia o imprimir los sobres con la dirección
del paciente, efectuar listados y cartas tipo. Permitirá también
identificar con facilidad a los pacientes que deben pagar en el futuro,
adjuntándoles una carta a quienes se encuentran atrasados y los números de
teléfono a los cuales la Secretaria llamará.
Cuando esto se
efectúa manualmente, el costo de su ejecución es mayor o si no, no nos será
posible hacerlo de manera regular como se debería, por que se recargaría
muchísimo el trabajo del Personal.
Una computadora
mantiene los Estados de Cuenta automáticamente y hace las cartas en segundos.
Puede entregarnos un estado de cuenta al salir el paciente de la consulta y
ésto le permitirá pagar inmediatamente. Con ella obtendremos una relación de
deudores para remitirles al fin de mes el monto de sus pagos y saldos.
Se recomienda enviar los estados de cuenta, dividiendo a los pacientes de la A a la G la primera semana del mes, de la H a la M la segunda semana y así sucesivamente. Esto alivia el trabajo de oficina y provee un constante ingreso de dinero.
Las actividades
señaladas toman entre el 80 al 90 % del tiempo de rendimiento de la computadora
y provee de mayores beneficios al consultorio.
d) Sistema
médico.‑ Cada vez surgen más aplicaciones del computador en el terreno
netamente profesional. Ahora es posible incorporar los exámenes y las
radiografías dentales dentro del sistema de la computadora. Gracias a la
radiovisiografía se puede ofrecer un diagnóstico con una carga de radiación
reducida en un 80 %.
También se
pueden registrar las imágenes en directo durante el tratamiento en el sillón,
pudiendo aumentarlas y almacenarlas y recuperarlas para su posterior revisión.
Mediante
aparatos como el T‑Scan se pueden hacer visibles las relaciones oclusales
(existencia de interferencias o la calidad de los contactos prematuros). Para
la determinación de interferencias en el momento de balanceo, se introduce en
la boca de los pacientes unos sensores de muy amplia resolución.
En el campo de
la Ortodoncia se pueden efectuar análisis cefalométricos. Se puede pronosticar
de manera aproximada, cómo va a transcurrir un tratamiento y también cómo
debería éste desarrollarse para obtener los resultados deseados.
Para el análisis
funcional y el análisis de las A.T.M., se encuentra aparatología sencilla que
se puede conectar al computador. Se ha hecho posible, por ejemplo en la
estereognatografía, un proceso opto‑electrónico, cinemático y sin rozamientos,
posibilidades que hasta ahora eran difíciles de imaginar: visión simultánea de
las tres coordenadas espaciales, cálculo del factor de tiempo, obtención de
datos de programación para articuladores totalmente ajustables o manejo de
articuladores electrónicos.
En Alemania, un
total de 71 fabricantes ofrecen a través de 150 programas, las más variadas
soluciones para la aplicación del computador en el consultorio odontológico.
Bibliografía.
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6. Fletcher DR.;" So
you have decided to computerize. Now what ? " Den Pract Manage. Fall; 9‑12, 1990
dirección de los autores:
ejerciciodelaodontologia@gmail.com
jotero@odontomarketing.com
Lo expresado en este escrito, fue incluido en material de estudio entregado a los asistentes a nuestros Cursos de Post Grado de 18 meses de duración, que ofrecimos durante 5 o más años.
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